Guía definitiva sobre la planificación de eventos corporativos
Kombo
·
17 ene 2026
La planificación de eventos corporativos es mucho más que organizar una simple reunión. Es el arte de diseñar y ejecutar experiencias, ya sea una fiesta de verano o un offsite estratégico para el equipo. Cuando se hace bien, un evento deja de ser un encuentro más para convertirse en una inversión estratégica en la cultura de la empresa, en la retención de talento y en tu employer branding. Esta guía te ayudará a dominar cada fase del proceso.
Por qué organizar eventos es una inversión, no un gasto
En el entorno de trabajo híbrido actual, los encuentros presenciales son una de las herramientas más potentes para fortalecer los lazos entre equipos, mejorar la imagen de la compañía y fomentar la asistencia a la oficina. Una organización de eventos corporativos bien pensada impacta directamente en el negocio.
El problema es que muchas empresas, sobre todo cuando superan los 100 empleados, se topan con los mismos obstáculos logísticos:
Sobrecarga operativa: Los equipos de People y Office Management dedican un tiempo desproporcionado a coordinar a un sinfín de proveedores.
Caos administrativo: Gestionar decenas de facturas y pagos por separado es una pesadilla para Finanzas y complica cualquier control del presupuesto.
Falta de visibilidad: Resulta casi imposible medir el retorno de la inversión (ROI) y justificar el presupuesto ante la dirección.
La solución no está en hacer menos eventos, sino en gestionarlos de una forma más inteligente. Centralizar toda la planificación en un único lugar libera a tus equipos de esa carga administrativa y les permite centrarse en lo que de verdad aporta valor: crear experiencias memorables.
El sector de eventos en España, de hecho, va en esa dirección. Un estudio reciente mostraba que, aunque la facturación de las agencias de eventos creció un 13% en 2024, la inversión de las empresas solo lo hizo un 3,8%. Esta diferencia lo dice todo: las compañías buscan conseguir más con presupuestos ajustados, poniendo el foco en la eficiencia. Si te interesa el tema, puedes leer el análisis completo sobre el sector aquí.
En este escenario, dominar la planificación de eventos se convierte en una habilidad clave. Este proceso, bien gestionado, no solo ahorra estrés y sobrecostes, sino que también posiciona a los responsables de People, Office y Finanzas como figuras estratégicas que impulsan la cultura y el crecimiento. Si se asume la planificación de eventos como una inversión estratégica, puede que en algún momento sea necesario recurrir a un crédito para emprendedores para poder llevarla a cabo.
Cómo definir objetivos y presupuestos que no se queden en el papel
La diferencia entre un evento que la gente recuerda durante meses y otro que se olvida al día siguiente casi siempre se reduce a una cosa: tener claro el porqué. Antes de buscar el sitio perfecto o pedir presupuestos, la pregunta fundamental es: ¿qué buscamos conseguir con esto y de cuánto dinero disponemos para hacerlo realidad?
Organizar un evento sin objetivos es como navegar sin brújula. Para que aporte valor a la estrategia de la empresa, es crucial aterrizar la idea con objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un Plazo definido).
Por ejemplo, un objetivo genérico como "mejorar la moral del equipo" es poco práctico. En cambio, uno SMART sonaría así: "Aumentar la cohesión del equipo de ventas, que trabaja en remoto, organizando un offsite de dos días en el tercer trimestre del año para mejorar la puntuación de conexión entre compañeros en nuestra encuesta de clima laboral en un 15%". Esto es un plan concreto.
El presupuesto es mucho más que una suma de gastos
Con los objetivos sobre la mesa, toca hablar de dinero. Crear un presupuesto realista es uno de los mayores retos, ya que no se trata solo de sumar facturas; hay que anticipar imprevistos y entender cómo factores externos, como la inflación, pueden encarecer el catering o el alquiler de equipos.
Un error común es olvidarse de los "costes ocultos" que pueden surgir:
Permisos y licencias: Según el tipo de evento, podrías necesitar permisos que no tenías previstos.
Seguros de responsabilidad civil: Imprescindibles para cubrir cualquier incidente.
Personal extra: No solo camareros. Piensa en seguridad, técnicos audiovisuales, personal de limpieza…
Un colchón para imprevistos: Recomendamos reservar siempre entre un 5% y un 10% del presupuesto total para emergencias.
Un presupuesto bien desglosado es la mejor herramienta de control para los equipos de Finanzas. Les permite ver dónde va cada euro y, lo más importante, ayuda a demostrar el valor real del evento, alineando el gasto con la estrategia financiera de la empresa.
El sector, además, no para de crecer. Tanto las agencias especializadas como las propias empresas invierten cada vez más en eventos, como muestra este gráfico.

Aunque la inversión directa de las empresas crece de forma más contenida, la tendencia a profesionalizar la organización de eventos es clara. Y eso exige una gestión del presupuesto mucho más fina y estratégica.
Un presupuesto para cada ocasión
No es lo mismo el presupuesto para una fiesta de verano desenfadada que para un offsite de trabajo con el equipo directivo. El tipo de evento lo cambia todo.
Para que te hagas una idea, vamos a desglosar un presupuesto de 15.000 € para un evento con 150 invitados. Fíjate en cómo cambiarían las prioridades:
En una fiesta de verano: La comida y la bebida serían las protagonistas, llevándose fácilmente un 40-50% del total. La música o el entretenimiento serían la segunda partida más grande (20%), y después vendría el alquiler del espacio (15%).
En un offsite de ventas: El foco cambia. El alojamiento y las salas de reuniones podrían absorber el 40% del presupuesto. El catering seguiría siendo importante, pero bajaría a un 25%, mientras que una buena parte (un 20%) iría a pagar ponentes, materiales para talleres y tecnología.
Para visualizarlo mejor, hemos preparado un ejemplo práctico de cómo se podría distribuir ese presupuesto de 15.000 €.
Desglose de presupuesto para un evento corporativo de 150 personas
Categoría de Gasto | Porcentaje del Presupuesto | Coste Estimado (€) | Consideraciones Clave |
|---|---|---|---|
Alquiler del Espacio | 20% | 3.000€ | Incluir montaje, desmontaje y limpieza. ¿Necesita equipamiento extra? |
Catering y Bebidas | 40% | 6.000€ | (40€/persona). Negociar menús, horas de barra libre, opciones especiales. |
Entretenimiento/Actividades | 15% | 2.250€ | DJ, ponentes, team building. Pedir varios presupuestos. |
Personal (extra) | 10% | 1.500€ | Seguridad, azafatas, técnicos. Contabilizar horas y funciones. |
Marketing y Comunicación | 5% | 750€ | Invitaciones, cartelería, fotografía. Fundamental para el recuerdo del evento. |
Contingencia (Imprevistos) | 10% | 1.500€ | Colchón para gastos de última hora. No tocarlo si no es necesario. |
Este desglose no solo ayuda a planificar, sino que es fundamental para que los equipos de Finanzas puedan hacer una gestión por centros de coste precisa.
Al asignar cada gasto al departamento que corresponde (Marketing, Ventas, RR. HH.), se consigue una visión nítida del gasto y se puede analizar el retorno de la inversión de forma mucho más rigurosa.
Claves para elegir y gestionar a tus proveedores
Una vez tienes los objetivos claros y el presupuesto cerrado, empieza la fase más movida de la planificación: encontrar a los partners que te ayudarán a que todo salga perfecto. Elegir y gestionar proveedores es uno de los mayores retos logísticos para los equipos de People y Office Management. Coordinar caterings, espacios, equipos técnicos y entretenimiento puede convertirse en un laberinto de llamadas, emails y facturas.
El sector de los eventos en España no para de crecer. De hecho, un informe reciente reveló que mientras el 76% de las agencias especializadas crecieron en 2024, la organización interna de eventos en las empresas también subió un 3,8%. Esto significa que tienes más proveedores donde elegir, pero también más competencia por los buenos y un mayor riesgo de que la gestión se descontrole. Si te interesa el tema, puedes ver aquí las conclusiones del estudio de mercado.
En este escenario, la clave no es solo elegir bien, sino gestionar de forma inteligente.
Cómo seleccionar proveedores que no te fallen
Optar por la opción más barata suele ser el error más común y el que más caro acaba saliendo. Un evento memorable depende de la fiabilidad y la calidad, por lo que el proceso de selección debe ser riguroso.
Aquí tienes algunos puntos a comprobar antes de firmar nada:
Experiencia demostrable: Pide referencias y ejemplos de eventos similares en tamaño y sector. Un proveedor acostumbrado a startups de 20 personas puede no tener la logística necesaria para un evento de 200.
Flexibilidad y capacidad de reacción: Los imprevistos siempre ocurren. Necesitas un partner que sepa reaccionar con agilidad si cambia el número de asistentes o surge una petición de alérgenos de última hora.
Protocolos de calidad y seguridad: Esto es crítico, sobre todo con el catering. Asegúrate de que tienen una gestión de alérgenos impecable, con etiquetado claro y protocolos para evitar la contaminación cruzada. Pregunta por sus certificados.
Comunicación transparente: Un buen proveedor te asignará una persona de contacto dedicada. Una comunicación fluida y centralizada es fundamental para evitar malentendidos.
Unificar la selección a través de una plataforma que ya ha filtrado a sus proveedores te ahorra decenas de horas de búsqueda y reduce el riesgo de contratar a alguien que no cumpla las expectativas.
Negociación de contratos y acuerdos de servicio
Una vez tienes a tus finalistas, toca negociar. Esto no se trata de regatear el precio, sino de dejar todos los términos claros para proteger a tu empresa y asegurar que el servicio sea el esperado.
Un contrato sólido debe incluir Acuerdos de Nivel de Servicio (SLAs), que son compromisos concretos sobre la calidad. Por ejemplo, un SLA para un catering podría definir el tiempo máximo de respuesta ante una incidencia.
Para una gestión de proveedores y facturación sin sorpresas, comprueba que el contrato especifica:
Desglose detallado de todos los servicios incluidos y, lo que es más importante, de lo que no está incluido.
Política de cancelación y modificación por ambas partes. ¿Qué pasa si tienes que aplazar el evento? ¿Y si es el proveedor el que falla?
Plazos y condiciones de pago claros para evitar problemas posteriores con el equipo de Finanzas.
Centralizar para ganar eficiencia
El mayor cuello de botella en la planificación de eventos es la gestión descentralizada. Un escenario común: el Office Manager habla con tres caterings, el equipo de People busca un espacio y Marketing contrata al fotógrafo. El resultado es un caos de conversaciones cruzadas y un goteo de facturas imposible de controlar.
Centralizar es la solución. Cuando canalizas toda la gestión de proveedores a través de una única plataforma o partner, los beneficios son inmediatos:
Comunicación unificada: Pasas de tener diez hilos de correo abiertos a un único interlocutor que coordina a todos.
Administración simplificada: En lugar de procesar múltiples facturas, recibes una sola. Esto ahorra una enorme carga de trabajo al departamento financiero. Si quieres profundizar en este tema, tenemos una guía completa sobre la gestión de proveedores.
Visibilidad y control total: Tienes acceso a un panel donde puedes ver el estado de cada servicio, los costes y el historial, lo que te ayuda a tomar mejores decisiones en el futuro.
Ejecución y logística: el día del evento

Llega el momento de la verdad. Después de semanas de planificación, el día del evento es donde todo el trabajo cobra vida. La clave para que todo fluya sin sobresaltos es una coordinación impecable desde primera hora de la mañana.
Antes de que llegue el primer asistente, es fundamental hacer una última ronda de confirmaciones con cada proveedor. Asegúrate de que conocen los horarios exactos y el alcance de sus servicios. Designa un único punto de contacto interno para gestionar cualquier incidencia, esto evitará que el equipo principal se disperse y pierda el foco.
Un último repaso mental antes de abrir puertas:
El espacio y el mobiliario: ¿Ha llegado todo? ¿Está montado según el plano? Habla con el coordinador del venue.
El catering: Confirma la entrega, la disposición de la comida y, muy importante, el etiquetado de alérgenos.
La tecnología: Revisa los equipos audiovisuales, las conexiones a internet y que las presentaciones se ven correctamente.
El equipo: ¿Todo el mundo tiene claro su rol? Desde el personal de apoyo hasta los técnicos, cada persona debe saber qué hacer y a quién reportar.
Cómo gestionar los imprevistos
Seamos realistas: siempre surge algún contratiempo. Un ponente que llega tarde, un proyector que no funciona, un cambio de última hora en el programa… son gajes del oficio.
Lo importante no es evitar los imprevistos, sino saber cómo reaccionar. Para manejar retrasos o fallos técnicos, lo mejor es tener un protocolo de comunicación claro y rápido. Cada miembro del equipo debe saber a quién avisar y qué pasos seguir.
Alertar al coordinador principal y al proveedor implicado inmediatamente.
Evaluar el impacto real del problema y buscar soluciones alternativas.
Comunicar a los asistentes si hay cambios en horarios o ubicaciones.
Documentar la incidencia. Esto es oro para mejorar en futuros eventos.
La anticipación y tener los roles bien definidos son tus mejores armas para reducir el tiempo de reacción cuando las cosas no salen según lo previsto.
La logística del catering
El catering es mucho más que comida; es una parte central de la experiencia del asistente. Una mala gestión aquí puede empañar todo el evento.
Mi consejo es planificar las entregas de forma escalonada para que coincidan con las pausas o actividades, así evitarás aglomeraciones y te asegurarás de que todo esté fresco. Presta especial atención a las opciones de menú, validando cada detalle sobre alergias y preferencias alimentarias.
Una pequeña checklist para coordinar el catering sin fallos:
Confirmar los menús definitivos: Una captura de pantalla de la app del proveedor puede salvarte de malentendidos.
Validar las cantidades: Ajusta los números finales según las últimas confirmaciones de asistencia.
Controlar la temperatura: Asegúrate de que el servicio de bebidas (café, agua, refrescos) se mantiene a la temperatura adecuada.
Verificar el almacenamiento: ¿Están los platos fríos y calientes dispuestos y almacenados correctamente para mantener la calidad?
Apoyarse en la tecnología
La tecnología ya no es un extra, es una aliada. De hecho, el 84 % de las agencias de eventos en España ya integra inteligencia artificial en sus procesos creativos y de planificación. Además, con un 65 % planeando sumar realidad aumentada para 2025, el equipo de Office Management tiene una gran oportunidad para innovar.
El feedback en tiempo real es oro puro
¿Por qué esperar al final para saber qué opinan los asistentes? Recoger sus impresiones durante el evento te permite corregir el rumbo sobre la marcha y obtener insights mucho más genuinos.
Puedes colocar códigos QR en la señalética que lleven a un formulario de feedback rápido. Otra opción son las apps de eventos, que permiten hacer votaciones en directo o lanzar encuestas flash durante las ponencias.
Método | Ventaja principal | A tener en cuenta |
|---|---|---|
Formulario web | Fácil de crear y modificar sobre la marcha. | Requiere que los asistentes tengan buena conexión. |
Códigos QR | Muy directo, no necesita instalar ninguna app. | La impresión debe ser clara y estar en un lugar visible. |
App del evento | Se integra con la agenda y permite enviar notificaciones. | Requiere que los asistentes la descarguen y aprendan a usarla. |
Usar estas herramientas no solo te da datos valiosos, sino que también mejora la experiencia del empleado, haciéndole sentir escuchado.
Coordinación y seguimiento sin fisuras
Una comunicación centralizada es la mejor forma de minimizar errores. Utiliza una herramienta donde puedas actualizar el cronograma digital en tiempo real y compartirlo con todo el equipo.
Plataformas como Kombo facilitan enormemente este flujo de trabajo, evitando un sinfín de emails y llamadas. Si quieres profundizar en cómo optimizar estos procesos, echa un vistazo a nuestra guía sobre gestión de eventos con Kombo.
Recuerda estos puntos clave:
Mantén un único canal de comunicación para todo el equipo (ej. un grupo de WhatsApp o un canal de Slack).
Revisa cada hora el estado de los proveedores y los puntos críticos de tu checklist.
Documenta cada solución que apliques a un imprevisto. Es el mejor aprendizaje para el futuro.
¿Quién hace qué? Roles y responsabilidades
Definir claramente quién se encarga de cada cosa desde el minuto uno evita confusiones y que dos personas estén haciendo lo mismo. Una tabla de asignación de funciones es una herramienta visual y muy práctica.
Función | Responsable | Punto de contacto |
|---|---|---|
Recepción y registro | Office Manager | Teléfono del coordinador |
Coordinación de catering | Responsable de catering | Email del proveedor |
Soporte audiovisual | Técnico/a AV | Canal de Slack #av-evento |
Atención a asistentes | Equipo de People | App corporativa |
Este formato tan sencillo clarifica la comunicación y agiliza la toma de decisiones.
Define una cadena de mando para saber a quién escalar las incidencias más críticas.
Prioriza las tareas según su urgencia y el cronograma del evento.
Repasa esta tabla con el equipo al inicio del día para que no haya ninguna duda.
La jornada solo termina cuando has recogido todos los datos y tienes todo listo para el cierre administrativo. Adoptar estas prácticas hará que cada evento sea más predecible, menos estresante y, sobre todo, mucho más exitoso.
Cómo medir el éxito y analizar los resultados

El trabajo no termina cuando se va el último asistente. De hecho, aquí empieza una de las fases más importantes en la planificación de eventos: es el momento de demostrar su valor real y, sobre todo, de aprender para el futuro. Medir el éxito y analizar los resultados es fundamental para justificar la inversión ante la dirección y para que los equipos de People y Office Management tomen decisiones basadas en datos.
Olvidémonos de las métricas de vanidad. Que un evento "haya estado bien" o que "la gente pareciera contenta" no son argumentos sólidos para un equipo financiero. Necesitamos datos tangibles que conecten la experiencia con los objetivos de negocio que nos marcamos al principio.
KPIs que de verdad importan
Para medir el retorno de la inversión (ROI) de un evento, no todo vale. La clave está en seleccionar indicadores clave de rendimiento (KPIs) que reflejen los objetivos específicos que establecimos desde el minuto cero. No es lo mismo medir el éxito de una fiesta de verano que el de un offsite de formación.
Para que te hagas una idea, aquí tienes algunos ejemplos de KPIs realmente útiles, divididos por su naturaleza:
KPIs cuantitativos (los números puros y duros):
Tasa de asistencia: Es el porcentaje de personas que se apuntaron y finalmente vinieron. Si es baja, algo falló: quizá la fecha, el horario o la comunicación previa no fueron los adecuados.
Coste por asistente: Tan sencillo como dividir el coste total del evento entre el número de asistentes. Este dato es oro puro para la gestión de centros de coste y para clavar los presupuestos futuros.
Tasa de finalización de encuestas: El porcentaje de gente que responde a tu encuesta de feedback. Si es alta, es una señal de que el evento generó un buen nivel de compromiso.
KPIs cualitativos (el impacto real en las personas):
Net Promoter Score (NPS) del evento: La clásica pregunta: "¿Con qué probabilidad recomendarías este evento a un compañero?". Te da una puntuación rápida y directa sobre la satisfacción general.
Análisis de sentimiento: Echa un vistazo a los comentarios sobre el evento en los canales internos como Slack o Teams. ¿La conversación es mayoritariamente positiva, neutra o hay críticas?
Feedback sobre objetivos concretos: Si el objetivo era mejorar la cohesión, pregunta directamente: "¿Sientes que ahora conoces mejor a tus compañeros de otros equipos?".
La clave no es abrumar con decenas de KPIs. Elige los 3 o 4 que mejor respondan a la pregunta: ¿hemos cumplido el objetivo que nos marcamos al principio?
Para ayudarte a visualizar qué medir en cada caso, hemos preparado esta matriz con ejemplos prácticos.
Matriz de KPIs para eventos corporativos
Esta tabla te servirá de guía para conectar cada tipo de evento con sus objetivos y las métricas más efectivas para demostrar su valor. Es una herramienta perfecta para que los equipos de People, Office y Finanzas hablen el mismo idioma.
Tipo de Evento | Objetivo Principal | KPIs Cuantitativos | KPIs Cualitativos |
|---|---|---|---|
Fiesta de verano/Navidad | Mejorar el engagement y celebrar logros. | Tasa de asistencia, coste por asistente, tasa de respuesta a la encuesta. | NPS del evento, análisis de sentimiento en canales internos, feedback sobre el ambiente. |
Offsite de equipo | Fomentar la cohesión y la colaboración. | Porcentaje de participación en actividades, número de ideas generadas en talleres. | Encuestas sobre la mejora en la comunicación, feedback cualitativo sobre dinámicas. |
Formación interna | Desarrollar habilidades específicas. | Tasa de finalización del curso, puntuación en test post-formación. | Autoevaluación de competencias (antes/después), feedback sobre la calidad del formador. |
Evento de employer branding | Atraer talento y mejorar la imagen de marca. | Número de asistentes externos, CVs recibidos post-evento. | Percepción de la cultura de empresa (encuesta), menciones positivas en redes sociales. |
Como ves, cada evento tiene su propia fórmula para medir el éxito. Lo importante es definirla antes de empezar para que la recogida de datos sea coherente y te dé la información que de verdad necesitas.
Cómo recoger feedback de forma efectiva
Para que los datos sean de calidad, la forma en que pides feedback es crucial. Nadie quiere rellenar encuestas largas y aburridas. El secreto está en que sean breves, directas y que se envíen en el momento justo.
El mejor momento es a la mañana siguiente del evento, cuando la experiencia todavía está fresca en la memoria. Usa una herramienta sencilla como Google Forms o Typeform y no te pases de 5-7 preguntas. Lo ideal es combinar preguntas de escala (del 1 al 10) con alguna pregunta abierta para que la gente pueda explayarse.
Ejemplo de preguntas para una encuesta post-evento:
En una escala de 1 a 10, ¿cómo valorarías la organización general del evento?
¿Qué es lo que más te ha gustado? (Pregunta abierta)
El catering, ¿cumplió tus expectativas en calidad y variedad? (Sí/No/Parcialmente)
¿Sientes que este evento ha ayudado a fortalecer tu conexión con otros equipos? (Escala de 1 a 5)
¿Qué mejorarías para la próxima vez? (Pregunta abierta)
Esta estructura te da una mezcla perfecta: datos numéricos fáciles de analizar y comentarios cualitativos que aportan un contexto súper valioso.
El cierre administrativo que Finanzas agradecerá
Una vez tienes el feedback, queda el remate final: el cierre administrativo. Para el equipo financiero, esta fase es tan importante como el propio evento. Aquí es donde demuestras control, rigor y profesionalidad en la gestión.
Un buen proceso de cierre debería incluir estos pasos:
Recopilar todas las facturas: Asegúrate de tener hasta el último ticket de cada proveedor. Si has trabajado con una plataforma como Kombo para tus eventos, este paso se simplifica enormemente, ya que recibes una única factura consolidada.
Analizar el gasto final vs. presupuesto: Compara lo que planeaste gastar con lo que realmente has gastado, partida por partida. ¿Dónde te has desviado? ¿Por qué? Este análisis es oro molido para afinar los presupuestos del futuro.
Preparar un informe de cierre: Crea un documento conciso que resuma los resultados. Debe incluir los KPIs clave, un resumen del feedback cualitativo y el análisis presupuestario. Este informe es tu mejor arma para presentar los resultados a dirección y justificar cada euro invertido.
El socio que necesitas para eventos que dejan huella
Como hemos visto, organizar un evento de éxito no es cuestión de suerte. Es el resultado de una buena estrategia, un control operativo férreo y, por supuesto, una forma clara de medir si hemos conseguido lo que nos proponíamos.
Ir más allá de la improvisación no solo te salva del estrés y de los gastos imprevistos de última hora. Se trata de algo mucho más importante: convertir cada evento en una herramienta real para construir la cultura de empresa. Un buen evento refuerza la conexión entre los equipos y mejora la percepción que la gente tiene de su trabajo.
Sabemos de primera mano que la logística puede ser un auténtico pozo sin fondo de tiempo y recursos para los equipos de People y Office. Gestionar proveedores, unificar facturas, controlar alérgenos... la lista de tareas es interminable. Y es justo aquí donde tener un socio especializado marca toda la diferencia.
Centralizar la operativa en una única plataforma no es solo una forma de simplificar la gestión. Es la clave para liberar a tus equipos y que puedan dedicarse a lo que de verdad importa: crear experiencias que la gente recuerde y que refuercen los lazos humanos.
Cuando delegas toda esa carga administrativa, puedes poner el foco en los detalles que realmente marcan la diferencia. Detalles como la calidad del catering, que la jornada fluya sin problemas o que la gente interactúe de verdad. Este enfoque te garantiza que cada evento, ya sea grande o pequeño, cumpla sus objetivos y deje una huella positiva en toda la organización.
Descubre cómo simplificar la organización de tu próximo encuentro y asegúrate de que cada detalle esté bajo control con una solución integral para eventos corporativos. Deja que la tecnología y la experiencia se encarguen de la complejidad, para que tu equipo pueda centrarse en lo esencial: crear momentos inolvidables.
Resolvemos tus dudas sobre la organización de eventos
Cuando te pones a organizar un evento para la empresa, siempre surgen las mismas preguntas. Aquí te dejamos respuestas claras y directas, pensadas para ayudarte si estás en los equipos de People, Office o Finanzas.
¿Con cuánto tiempo tengo que empezar a planificar?
Esta es la pregunta del millón, y la respuesta siempre es: depende del tamaño. Si tienes entre manos un evento grande, como la fiesta de verano o un offsite para más de 100 personas, mi consejo es que empieces a moverlo todo con tres a seis meses de antelación. Este margen te da la tranquilidad de conseguir los mejores proveedores y el sitio perfecto sin agobios de última hora.
Ahora, si hablamos de algo más pequeño y recurrente, como un afterwork o un desayuno de equipo, con unas tres o cuatro semanas vas bien. Créeme, el error más común es pensar que todo se soluciona en unos días y subestimar el tiempo que lleva coordinar agendas y negociar contratos.
¿Cómo gestiono las alergias y las preferencias de comida sin volverme loco?
El secreto está en adelantarse y centralizar toda la información. No te compliques: crea un formulario de inscripción sencillo y pide a la gente que indique ahí sus necesidades dietéticas. Es crucial que tu socio de catering, o la plataforma que uses, tenga protocolos serios para el control de alérgenos y que el día del evento todo esté perfectamente etiquetado.
Tener un único proveedor para gestionar la comida reduce muchísimo el riesgo de errores de comunicación. Es un caos cuando tienes que coordinar varias cocinas a la vez, te lo digo por experiencia.
¿Qué hago si tengo poco presupuesto pero quiero que el evento sea un éxito?
Aquí la clave es centrarse en la experiencia, no en el lujo. A veces, una idea original y unas dinámicas que hagan que la gente conecte de verdad dejan mejor recuerdo que un menú carísimo.
Algunos trucos para ajustar el presupuesto:
Busca fechas fuera de temporada alta. Los precios de los espacios bajan considerablemente.
Piensa en un formato tipo cóctel. Suele ser más económico que una cena formal con todo el mundo sentado.
Explora sitios menos típicos. A veces encuentras joyas con tarifas mucho más interesantes.
Apoyarte en una plataforma que ya tenga acuerdos con proveedores también te puede ayudar a ahorrar un buen pico sin renunciar a la calidad.
En Kombo, te lo ponemos fácil en cada fase de la organización, desde encontrar proveedores hasta unificar todas las facturas. Así, tu equipo puede dedicarse a lo que de verdad importa: crear una experiencia que nadie olvide. Descubre cómo podemos ayudarte.
