Guía práctica para las oficinas del futuro

Las oficinas del futuro no son espacios de ciencia ficción llenos de tecnología innecesaria. Son centros de trabajo estratégicos, diseñados con un propósito claro: atraer talento, fomentar la cultura y facilitar la colaboración en un entorno de trabajo flexible. Esta guía práctica está pensada para responsables de People, Office Management y Finanzas que buscan transformar sus espacios de trabajo en un recurso valioso para la empresa.

La oficina como destino, no como obligación

En el modelo de trabajo híbrido, ir a la oficina ya no es la norma, es una elección. Esto presenta un desafío operativo para muchas empresas: ¿cómo hacer que el espacio de trabajo sea más atractivo que la comodidad de casa? La solución no es imponer la presencialidad, sino crear un entorno que ofrezca un valor que los empleados no pueden obtener en otro lugar.

Las oficinas del futuro están diseñadas para resolver problemas reales del trabajo híbrido: la baja asistencia, la desconexión entre equipos y la dificultad para construir una cultura sólida con interacciones presenciales menos frecuentes.

El cambio de mentalidad: de la oficina tradicional al espacio de trabajo moderno

El nuevo concepto de oficina se centra en su capacidad para atraer, conectar y cuidar a los empleados. Se trata de crear un entorno en el que quieran estar porque facilita la colaboración, las conexiones sociales y ofrece servicios que mejoran su día a día.

Este mapa conceptual resume cómo estos tres pilares —atracción, cultura y colaboración— se conectan.

Como muestra el gráfico, el objetivo ya no es solo proporcionar un escritorio, sino construir un ecosistema que potencie los activos más importantes de una empresa: su gente y su cultura.

Esto no es solo una teoría. Los datos de mercado lo confirman. En España, la inversión en oficinas alcanzó los 1.630 millones de euros hasta septiembre de 2025, un 50% más que el año anterior. Esta cifra indica una tendencia clara: las empresas, especialmente las tecnológicas, están invirtiendo en espacios flexibles y de alta calidad. Priorizan servicios como una cantina digital o caterings de calidad para atraer y retener talento, una estrategia que, según patrones observados en el sector, puede incrementar la asistencia a la oficina entre un 20% y un 30%. Puedes consultar más detalles en estos datos de inversión en el sector inmobiliario de oficinas.

Para entender mejor el cambio, veamos una comparación directa.

Comparativa de modelos de oficina: tradicional vs. futuro

La siguiente tabla resume las diferencias clave entre el enfoque tradicional y la visión de futuro que se está consolidando.

Como se puede ver, no se trata de un simple rediseño estético, sino de una reinvención completa del propósito y la función del espacio de trabajo.

Los 4 pilares de un espacio de trabajo moderno

Para que la oficina del futuro sea una realidad práctica, su diseño debe basarse en pilares que respondan a las necesidades del trabajo actual. No se trata de incorporar la última moda en diseño, sino de crear un ecosistema funcional que resuelva los desafíos del modelo híbrido.

Estos espacios se apoyan en cuatro principios fundamentales que, combinados, crean un entorno productivo y atractivo.

1. Diseño para la colaboración híbrida

La oficina moderna es, ante todo, un punto de encuentro. Es el lugar donde los equipos se reúnen para colaborar, generar ideas y fortalecer relaciones que a través de una pantalla pueden debilitarse.

Esto requiere diseñar espacios que faciliten interacciones fluidas entre quienes están presentes y quienes se conectan en remoto. Una sala de reuniones ya no puede ser solo una mesa y sillas. Necesita equipamiento audiovisual de calidad: cámaras, micrófonos y pantallas interactivas que permitan a los participantes remotos sentirse integrados en la conversación, no como meros espectadores.

2. Zonas de trabajo adaptadas a cada actividad

El modelo de un escritorio fijo por persona ha perdido relevancia. En un entorno flexible, los empleados necesitan diferentes tipos de espacios según la tarea que deban realizar.

Este enfoque, conocido como Activity-Based Working (ABW), es fundamental en la oficina del futuro. Consiste en ofrecer una variedad de zonas:

• Zonas de concentración: Cabinas individuales o áreas silenciosas, similares a una biblioteca, para tareas que requieren máxima concentración.

• Espacios de colaboración abierta: Áreas informales con pizarras, sofás y mesas amplias para sesiones de brainstorming espontáneas.

• Cabinas para llamadas: Espacios pequeños e insonorizados para realizar videollamadas con privacidad y sin interrumpir a los demás.

• Áreas sociales y de descanso: La cocina, el comedor o una terraza son vitales para las interacciones informales que construyen la cultura de equipo.

Este modelo no solo optimiza el uso del espacio, sino que también otorga a los empleados la autonomía para elegir el entorno más adecuado para su trabajo en cada momento.

"El cambio principal es de mentalidad: la oficina deja de ser un contenedor de personas para convertirse en un facilitador de actividades. El éxito de su diseño depende de la variedad y calidad de los espacios que ofrece."

3. Tecnología como soporte invisible

En la oficina del futuro, la tecnología es omnipresente pero discreta. Su función no es impresionar, sino simplificar la vida del empleado y proporcionar datos útiles a los equipos de Office Management y RRHH.

Por ejemplo, mediante una aplicación móvil, los empleados pueden reservar un escritorio, una sala de reuniones o incluso su menú del día. A su vez, los sensores de ocupación proporcionan información en tiempo real sobre qué zonas se utilizan más, permitiendo optimizar el espacio y los servicios. Para los equipos de People, estos datos son clave para entender patrones de uso y mejorar continuamente la experiencia en la oficina.

4. El bienestar como eje central

El último pilar, y quizás el más importante, es el enfoque en el bienestar integral de los empleados. Una oficina que cuida a su gente es un lugar al que la gente quiere ir.

Esto va más allá de ofrecer fruta. Incluye un diseño biofílico que integra elementos naturales como plantas y luz solar, sistemas de ventilación que garantizan la calidad del aire y una acústica cuidada para reducir el estrés. Dentro de esta estrategia, los servicios de alimentación saludable son un componente clave.

Las tendencias en diseño de oficinas, como las recogidas en informes como The New Habitat 26/27, describen los espacios del futuro como "redes de lugares" que inspiran la vida urbana. En este contexto, ofrecer beneficios como snacks saludables, café de especialidad y almuerzos diarios puede aumentar la satisfacción de los empleados hasta en un 25%.

Integrar estos cuatro pilares es el primer paso para crear un espacio de trabajo que no solo atraiga a los equipos, sino que también potencie su productividad y compromiso. Si quieres profundizar en cómo crear un entorno laboral más sano, puedes consultar nuestra guía sobre el bienestar en el trabajo.

El rol del 'hospitality' para fomentar la asistencia y la cultura

Cuando la oficina compite con la comodidad del hogar, debe ofrecer algo más que un simple lugar de trabajo. En las oficinas del futuro, la clave para atraer a los equipos es transformar el espacio en una experiencia tan valiosa que los empleados quieran estar allí. Aquí es donde el concepto de hospitality cobra protagonismo.

El hospitality corporativo consiste en ofrecer servicios bien pensados que faciliten la vida de los empleados. De esta forma, la oficina se convierte en el epicentro de la conexión y la cultura, dos elementos difíciles de construir en un entorno puramente remoto.

La comida como motor de la cultura híbrida

La comida es una de las herramientas más efectivas del hospitality. Un almuerzo compartido es mucho más que una pausa para comer; es una oportunidad para generar conversaciones espontáneas, romper barreras entre departamentos y construir relaciones de confianza.

Para empresas que enfrentan desafíos como la desconexión de equipos o la baja asistencia, una buena estrategia de alimentación puede ser una solución práctica. Servicios como una cantina digital con opciones saludables, caterings para reuniones o eventos semanales se convierten en un incentivo claro para que los empleados acudan a la oficina.

En la práctica, hemos observado que las empresas que implementan programas de almuerzos los martes y jueves logran un aumento significativo de la asistencia en esos días. Se crea un hábito social que justifica el desplazamiento y fortalece los lazos de equipo.

Por ejemplo, ofrecer un desayuno especial los lunes puede facilitar el inicio de la semana, mientras que un after-office con picoteo los jueves fomenta un ambiente más relajado. Estos momentos son fundamentales para construir una cultura híbrida sólida. Si quieres saber más, puedes leer nuestra guía sobre cómo fomentar la presencialidad sin imponerla a través de la comida.

El desafío operativo para Office Management

Implementar una estrategia de hospitality de calidad genera una carga operativa considerable para los equipos de Office Management y Operaciones. Los problemas más comunes incluyen:

• Sobrecarga de proveedores: Gestionar la comunicación, pedidos y entregas con múltiples restaurantes, caterings y proveedores consume una gran cantidad de tiempo.

• Caos de facturación: Al final de mes, el equipo financiero se enfrenta a una multitud de facturas de diferentes formatos, lo que complica el control de gastos y la contabilidad.

• Gestión de necesidades específicas: Atender alergias, intolerancias y preferencias dietéticas de cientos de empleados de forma manual es una tarea compleja y propensa a errores.

Estos retos pueden convertir una iniciativa positiva en una fuente de estrés administrativo. Al igual que las soluciones de identificación para empresas son clave para la seguridad, una gestión de servicios centralizada es fundamental para la eficiencia.

La solución: una plataforma unificada

La respuesta a este desorden operativo es la centralización. Contar con un único partner que agrupe todos los servicios de alimentación y eventos en una sola plataforma simplifica drásticamente la gestión. Esto libera a los Office Managers para que puedan centrarse en la estrategia en lugar de en la logística diaria.

Una solución unificada no solo reduce la carga administrativa, sino que también proporciona datos valiosos para tomar mejores decisiones, optimizar presupuestos y garantizar una experiencia consistente y de alta calidad para todos.

Cómo diseñar una estrategia de servicios y eventos que funcione

Una buena estrategia de hospitality es clave en las oficinas del futuro, pero para que sea efectiva, debe estar bien planificada. No se trata de ofrecer beneficios al azar, sino de diseñar un plan que responda a las necesidades del equipo y sea sostenible y medible para la empresa.

Para los responsables de People, Office Management o Eventos, esto implica pasar de una gestión reactiva a una planificación estratégica. El objetivo es crear un programa de servicios y eventos que no solo aumente la asistencia, sino que también refuerce la cultura de empresa y demuestre su valor con datos.

Entender qué necesita tu equipo

El primer paso es escuchar. Uno de los errores más comunes es asumir lo que los empleados valoran, lo que a menudo resulta en una inversión en beneficios que nadie utiliza. La forma más directa de evitarlo es preguntar.

Un formulario corto puede proporcionar información muy clara:

• ¿Qué días prefieres venir a la oficina y por qué? Esto ayuda a identificar los "días ancla" en los que la colaboración presencial es más valorada.

• ¿Qué tipo de comida te gustaría encontrar en la oficina? (Opciones saludables, cocina internacional, más variedad vegetariana, etc.).

• ¿Qué actividades te animarían a quedarte después del trabajo? (Un after-office informal, actividades de equipo, charlas de interés...).

Analizar estas respuestas proporciona una hoja de ruta para diseñar un programa que los empleados sientan como propio, asegurando su adopción.

Definir un presupuesto claro y justificar la inversión

Todo buen plan necesita un presupuesto. Para los equipos de finanzas y contabilidad, es fundamental que esta inversión en hospitality se presente como una herramienta estratégica con un retorno medible, no como un simple gasto.

Al presentar el plan, utiliza un lenguaje de negocio. Por ejemplo, en lugar de decir "vamos a gastar X en comidas", plantéalo como "vamos a invertir X en un programa de almuerzos para aumentar la asistencia los martes y jueves, lo que fortalecerá la colaboración y mejorará nuestro employer branding".

Una práctica útil es asignar el presupuesto por centros de coste. De esta forma, cada departamento puede gestionar sus gastos para eventos o caterings, otorgando autonomía sin perder el control financiero global.

Herramientas como la gestión de centros de coste facilitan el seguimiento de cada euro y ayudan a generar informes que demuestran el impacto real de las iniciativas.

Elegir proveedores fiables y centralizar la gestión

Una buena estrategia puede fracasar si la logística es un caos. Gestionar múltiples proveedores para la comida diaria, caterings y eventos especiales es insostenible y aumenta la carga administrativa.

El reto para cualquier Office Manager es encontrar partners que garanticen calidad y puntualidad. La solución más eficiente es centralizar toda la gestión en una única plataforma. Esto ofrece ventajas claras:

• Una sola factura mensual: Simplifica enormemente el proceso de contabilidad.

• Calidad garantizada: Acceso a una red de proveedores previamente seleccionados.

• Flexibilidad total: Permite ajustar los pedidos según la asistencia real de cada día.

Al centralizar, el equipo puede dedicarse a mejorar la experiencia del empleado en lugar de resolver problemas logísticos.

Comunicar el plan para asegurar la participación

Un programa de beneficios excelente no sirve de nada si nadie sabe que existe. La comunicación debe ser clara y constante para que los empleados conozcan las ofertas, cuándo y por qué.

Utiliza los canales internos de la empresa (Slack, email, reuniones de equipo) para anunciar el menú de la semana, los próximos eventos o cualquier novedad. Una buena comunicación no solo informa, sino que también genera expectación y fomenta la participación, multiplicando el impacto de la estrategia.

Cómo evitar que la gestión operativa sea un problema

Una estrategia de hospitality ambiciosa puede fracasar si la gestión operativa es ineficiente. En las oficinas del futuro, donde la experiencia del empleado es una prioridad, una gestión fluida es tan importante como la calidad de los servicios ofrecidos. De lo contrario, los equipos internos se ven sobrecargados de tareas administrativas.

Cualquier profesional de Operaciones, Finanzas u Office Management conoce bien este desafío. Gestionar simultáneamente al proveedor de fruta, los caterings y la agencia de eventos puede convertirse rápidamente en una pesadilla logística.

Los problemas operativos del día a día

La gestión de los servicios de una oficina moderna presenta desafíos recurrentes, especialmente en empresas con más de 100 empleados:

• Caos de facturas y proveedores: Cada proveedor emite su propia factura. Al final del mes, el equipo financiero debe procesar decenas de documentos diferentes, lo que complica la validación y el pago.

• Falta de visibilidad sobre el gasto: Con tantos proveedores, es casi imposible tener una visión clara y en tiempo real del gasto total. Esto dificulta la optimización del presupuesto y la toma de decisiones informadas.

• Carga administrativa excesiva: Los equipos de Office Management o RRHH dedican una cantidad desproporcionada de tiempo a coordinar pedidos, resolver incidencias y gestionar peticiones individuales, restando tiempo a tareas estratégicas.

Estos problemas no solo generan estrés en los equipos, sino que también crean ineficiencias y costes ocultos que impactan en la rentabilidad.

La centralización como aliada estratégica

La solución a este desorden es la centralización. Adoptar una plataforma que unifique todos los servicios de hospitality bajo un único proveedor simplifica radicalmente la gestión. En lugar de coordinar a diez o veinte contactos diferentes, solo hay uno.

Este enfoque no solo agiliza la logística diaria, sino que también proporciona un nivel de control y eficiencia que antes era inalcanzable.

Un caso real: El director financiero de una empresa tecnológica de 400 empleados nos comentó que, antes de centralizar, su equipo procesaba cerca de 50 facturas mensuales solo de comida y caterings. Al unificarlo todo, ahora reciben una única factura detallada al mes. El resultado: cientos de horas de trabajo administrativo ahorradas al año.

Beneficios prácticos de una gestión unificada

Más allá del ahorro de tiempo, una gestión centralizada ofrece ventajas tangibles desde el primer día:

• Una sola factura al mes: Simplifica la conciliación de gastos y los procesos contables.

• Control total del presupuesto: Proporciona informes detallados que muestran a dónde se destina cada euro, con filtros por departamento o centro de coste.

• Gestión de copagos simplificada: Si la empresa cofinancia parte del menú, una plataforma puede gestionar los pagos de los empleados automáticamente, liberando a RRHH de esta tarea.

• Datos para tomar mejores decisiones: Ofrece acceso a informes sobre los servicios más utilizados, los platos preferidos o la participación en eventos, información clave para optimizar la oferta y el presupuesto.

Una gestión operativa eficiente no solo es más rentable, sino que también eleva la calidad de los servicios ofrecidos, un factor fundamental para el éxito de las oficinas del futuro. Si quieres profundizar en cómo optimizar la gestión de tus instalaciones, puedes aprender más sobre qué es el Facility Management en nuestra guía.

Además, una gestión operativa eficiente puede incluir la inversión en sostenibilidad. Considerar los paneles solares como inversión estratégica para empresas es una opción que puede reducir costes a largo plazo y reforzar el compromiso medioambiental de la compañía.

Cómo medir si tu estrategia de oficina funciona

El éxito de una oficina del futuro no se mide por su diseño, sino por su impacto real en los empleados y en los resultados de negocio. Invertir en una mejor experiencia de oficina solo tiene sentido si se puede demostrar su valor con datos.

Por eso, es fundamental establecer un marco de medición claro. Esto permite justificar la inversión, entender qué iniciativas funcionan y ajustar la estrategia sobre la marcha. El objetivo es crear un espacio que no solo guste a los empleados, sino que también impulse el negocio.

KPIs que de verdad importan

Para evaluar si tu estrategia es efectiva, necesitas métricas que conecten la experiencia del empleado con los objetivos de la empresa. Céntrate en estos cuatro indicadores clave:

• Asistencia a la oficina: Analiza los patrones de asistencia por día y por equipo. ¿Hay picos los días que se ofrecen almuerzos o eventos? Este dato ayuda a entender qué iniciativas motivan a los empleados a acudir.

• Índices de satisfacción (eNPS): Realiza encuestas cortas y frecuentes sobre los servicios ofrecidos. Un eNPS alto relacionado con la experiencia en la oficina es una prueba clara del retorno de la inversión en hospitality.

• Retención de talento: Un buen ambiente de trabajo y una cultura tangible son factores clave para retener talento. Mide si la rotación voluntaria disminuye tras implementar los cambios. Este es uno de los retornos de inversión más potentes.

• Eficiencia operativa: Cuantifica el tiempo que ahorran tus equipos de Operaciones, Finanzas y Office Management gracias a la centralización de proveedores. Menos facturas y menos logística se traducen directamente en ahorro de costes.

El verdadero éxito es poder decir: "Esta inversión en la oficina ha reducido la rotación un 10% y nos ha ahorrado 40 horas de trabajo administrativo al mes". Esos son los números que demuestran el valor.

De los datos a las decisiones inteligentes

Recopilar datos es solo el primer paso. El verdadero valor reside en utilizarlos para tomar decisiones informadas. Si los datos muestran que los viernes la asistencia es baja, quizás no tenga sentido ofrecer un servicio de catering completo ese día. Podría ser más efectivo trasladarlo al martes, cuando la afluencia es mayor, para maximizar su impacto.

Si el eNPS sobre la variedad de la comida es bajo, es una señal clara para ajustar la oferta con tu proveedor. La medición constante convierte tu estrategia de oficina en un ciclo de mejora continua, asegurando que cada euro invertido contribuya a construir un lugar de trabajo al que la gente quiera pertenecer.

Resolviendo las dudas clave sobre la oficina del futuro

Para los responsables de Recursos Humanos, Office Management y Finanzas, la transición a un nuevo modelo de oficina genera preguntas operativas y estratégicas. A continuación, abordamos tres de las más comunes.

¿Cómo justifico internamente la inversión para transformar la oficina?

El enfoque correcto es hablar de retorno de la inversión (ROI), no de gasto. No se trata de una decisión estética, sino de una inversión de negocio con un impacto medible.

Utiliza estos tres argumentos clave:

• Retención de talento: Un buen ambiente de trabajo con servicios de valor reduce la rotación de personal, lo que supone un ahorro significativo en costes de selección y formación.

• Atracción de talento: En un mercado competitivo, una oficina atractiva con un buen programa de hospitality es un factor diferenciador para atraer a los mejores profesionales.

• Productividad y colaboración: Espacios bien diseñados y servicios que incentivan la asistencia fomentan la colaboración espontánea, de donde surgen las mejores ideas.

Tenemos varias oficinas, ¿cómo creamos una experiencia unificada?

Este es un reto común para empresas con múltiples sedes. Asegurar una experiencia consistente entre Madrid, Barcelona o Valencia puede ser un caos logístico si se depende de proveedores locales para cada ciudad.

La solución más inteligente es colaborar con un partner centralizado que cuente con una red de proveedores de confianza en todas tus ubicaciones. Esto garantiza estándares de calidad y gestión uniformes, aliviando la carga del equipo de Office Management.

La asistencia a la oficina fluctúa, ¿cómo gestionamos los servicios?

Esta es la realidad del trabajo híbrido. Gestionar servicios como la comida con una asistencia variable es un desafío. Pedir de más genera desperdicio; pedir de menos, insatisfacción.

La solución es la flexibilidad. Una cantina digital, por ejemplo, permite que los empleados pidan su comida con antelación, de modo que solo se prepara lo que se va a consumir. Esto optimiza el presupuesto y ajusta la oferta a la demanda real, especialmente si se combina con un sistema de copago.

En Kombo, ayudamos a empresas a centralizar y simplificar la gestión de la comida y los eventos en la oficina. Transformamos la experiencia de tu equipo sin complicaciones operativas. Descubre cómo podemos ayudarte.